Onzichtbaar leiderschap
Met een trillende hand pakte Simone de microfoon die haar werd aangereikt. Vanaf het podium keek ze de zaal in. Een stuk of 25 ronde tafels met aan iedere tafel zo’n vier tot vijf bezette stoelen bracht het totale gezelschap op ruim honderd personen. Alleen het feit dat de stoelen wat verder uit elkaar stonden deed nog denken aan corona. Verder leek alles weer zoals het voor maart 2020 was; aan de zijkant van het podium een spreekgestoelte met daarop een laptop en achter het podium een groot scherm. Op het scherm werd een levensgroot portret van Simone getoond. Dat maakte haar nog nerveuzer dan ze al was.
Rust
Simone ging in het midden staan, haar voeten een klein beetje uit elkaar. Door haar gewicht zoveel mogelijk naar beneden te brengen stond ze stevig in haar schoenen. Dat had Paul haar geleerd.
‘Als je voor een groep staat, laat dan de spanning via je voeten af naar de grond. Heb contact met de aarde, kom tot rust en neem even de tijd’, had hij meerdere malen gezegd.
Simone keek nog eens geconcentreerd om haar heen. Rechts van haar, vlak voor het podium, zag ze Paul zitten. Zijn benen gekruist en zijn handen in elkaar gevouwen op zijn bovenbenen. Ze zag dat hij zijn beide duimen omhoog hield, ter goedkeuring van de houding die Simone had aangenomen. Er verscheen een kleine, bleke glimlach op haar gezicht en ze voelde de spanning afnemen. Had Paul toch weer gelijk, zoals altijd eigenlijk.
Vertrouwen
De afgelopen jaren was Paul haar leidinggevende. Vanaf de eerste dag voelde Simone vertrouwen. Gesprekken met hem waren gemakkelijk en plezierig. Ze voelde geen schroom en durfde eigenlijk alles tegen hem te zeggen. Ook moeilijke onderwerpen en problemen besprak ze met hem. Al snel gaf Paul aan dat hij Simone zag als talent. Ze had volgens hem veel in haar mars. Ze was niet alleen een intelligente harder werkster, maar vooral slim.
‘Boeren-slimheid’, noemde Paul dat. ‘Jij snapt waar mensen behoefte aan hebben. Jij begrijpt wat mensen aanspreekt. Jij hebt snel de juiste toon te pakken. Jij kan dicht bij mensen komen en mensen meenemen in jouw verhaal. Jij hebt de gave om anderen op hun gemak te stellen en eerlijk te zijn zonder de waarheid geweld aan te doen.’
Paul bevestigde zijn vertrouwen in Simone door haar drie jaar geleden hoofd van de afdeling te maken. Geen gemakkelijke opgave. Ze was jong, nog maar 25. Ze werkte nog niet zo heel lang bij de organisatie en ze werd bovendien leidinggevende van de afdeling waar ze zelf werkte. Dat veranderde de verhouding met haar collega’s.
‘Maak je geen zorgen’, had Paul haar gezegd. ‘ik zal je helpen. Maar bovenal, je kan het. Heb vertrouwen in wat je doet.’
Coachen
Na haar benoeming was de band tussen haar en Paul nog sterker geworden. Ze spraken elkaar vaak en intensief. Paul haalde lastige situaties terug en besprak die met haar. Gesprekken met klanten en andere stakeholders, voerden ze samen. In eerste aanleg was Paul vooral aan het woord en Simone uitsluitend toehoorder. Na verloop van tijd draaiden de rollen om; Simone leidde het gesprek. De laatste klantgesprekken voerde ze zelfs alleen.
In haar herinnering was Paul er eigenlijk altijd. Simone kon zich zijn ingreep vlak voor haar eerste aanzeggingsgesprek nog goed herinneren. Ze had het dossier van de betreffende medewerker zorgvuldig opgebouwd. Gesprekken vastgelegd, prestaties gemeten, training en coaching geregeld, maar ondanks dat bleef de betreffende medewerker volharden in zijn eigen werkwijze. Hij plaatste zich niet alleen buiten het team, maar het team had er ook daadwerkelijk last van. De ochtend dat Simone de medewerker uit zijn functie zou halen viel haar zwaar. Ze was geëmotioneerd.
‘Wat is er Simone?’, had Paul haar gevraagd tijdens de laatste voorbereiding van het gesprek.
‘Ik weet het niet Paul. Ik voel me onzeker. Ik neem een belangrijk besluit in de carrière van een medewerker.’ Simone sprak met trillende stem.
Paul had direct de afspraak afgezegd en de tijd genomen om alles nog eens rustig met haar door te nemen. Pas toen Simone zich zelfverzekerd genoeg voelde hadden ze enkele dagen later samen het aanzeggingsgesprek gevoerd. Uiteindelijk was het één van haar beste gesprekken en al snel bleek ook de beste beslissing.
Zelfvertrouwen
Ze had veel aan Paul te danken. Zijn geduld. Zijn vertrouwen. De sfeer die hij in gesprekken wist te creëren. Ze kon altijd een beroep op hem doen. Paul introduceerde Simone op veel plekken in de organisatie. Zo nam hij haar mee naar de maandelijkse bespreking van de resultaten met de directie. Paul leidde het gesprek, beantwoordde de vragen van de directie en gaf soms het woord aan Simone. Na afloop van ieder gesprek bespraken ze kort het verloop. Wat ging er goed en hoe kon het (nog) beter? Hierbij stelde Paul zich uiterst kwetsbaar op.
Simone voelde steun, haar zelfvertrouwen nam toe en ze groeide in haar rol van leidinggevende. Ze had haar zaken op orde. Ze kon het goed vinden met de medewerkers van haar team. De resultaten waren goed en de samenwerking optimaal. Iedereen had plezier in wat hij of zij deed. Er werd hard gewerkt en veel gelachen.
Corona
Corona veranderde alles. Van het ene op het andere moment werkte iedereen van huis uit. Ze sprak haar medewerkers alleen nog maar vanachter haar laptop. De eerste periode was niet zo’n probleem. Alles was nieuw en iedereen zag de voordelen. Maar toen de nieuwigheid eraf was werd de afstand tussen de medewerkers en Simone en de medewerkers onderling groter. Ze miste het dagelijkse contact. Ze miste het even ‘stoom afblazen’ na de behandeling van een moeilijk onderwerp of gesprek. En bovenal miste ze het contact met Paul. Ook dat contact was verworden tot een digitaal uurtje in de week.
Beleidsdocument
Daar stond ze dan. Op het podium tijdens de eerste sessie van de ‘welcome back’ bijeenkomst. Een bijeenkomst waarin alle medewerkers in groepen opnieuw welkom werden geheten. Een moment dat de organisatie wilde markeren als de overgang van uitsluitend thuiswerken naar hybride werken. Paul had Simone gevraagd de leerpunten van thuiswerken te verzamelen en die te verwerken in een handzaam beleidsdocument voor de organisatie. De directie was zeer enthousiast over het document en nam de voorstellen die Simone hierin had opgesomd allemaal over. De organisatie was klaar voor een nieuwe fase.
De afgelopen weken waren Paul en Simone een paar keer naar kantoor gekomen. Niet alleen Simone genoot zichtbaar van deze fysieke afspraken.
‘Wat ontzettend fijn om je weer live te spreken Paul’, zei Simone.
‘Dat is zeker wederzijds’, zei Paul terwijl hij Simone met een brede glimlach aankeek.
Tijdens deze fysieke bijeenkomsten hadden ze het beleidsdocument van Simone zeer gedetailleerd doorgenomen. De plannen beoordeeld en nog eens stil gestaan bij de gevraagde investeringen.
‘Een knap stukje werk Simone. Een goede en gedegen analyse, met goed onderbouwde investeringsaanvragen. Ik ben trots op je!’
Deze woorden deden haar goed. Maar het was vooral de indringende blik en de toon die de woorden van Paul kracht gaven.
‘Dank voor je hulp’, zei Simone. ‘Niet alleen nu, maar eigenlijk al vanaf ons eerste gesprek jaren terug.’
Paul keek bescheiden naar de grond en lachte vriendelijk. Daarna rechtte hij zijn rug en nam het woord.
Presentatie
‘Als de directie akkoord is met de gevraagde besluiten in je document, wordt het tijd om de organisatie te informeren. Open, eerlijk en transparant vertellen hoe wij de toekomst voor ons zien en wat dat betekent voor alle medewerkers. Zou jij die presentatie willen verzorgen?’ Paul hield zijn mond. Het bleef even stil.
‘Jeetje Paul, daar vraag je nogal wat.’ Terwijl Simone sprak zocht ze naar haar woorden. ‘De hele organisatie? Dat zijn bijna 1.500 medewerkers.
‘Klopt’, onderbrak Paul haar. ‘Ik denk aan 10 tot 12 groepen van ruim 100 personen.’
‘Dus ik vertel mijn verhaal 10 tot 12 keer?’
‘Zelfs voor rekenen heb je talent’, zei Paul en hij lachte hartelijk. Ook Simone kon een lach niet onderdrukken. ‘Als je ‘ja’ zegt, gaan we alles natuurlijk goed voorbereiden. Het plan is dat de directie de ‘welcome back’ sessies opent en dit punt in de historie van onze organisatie markeert. Als ze zijn uitgesproken ben jij aan de beurt en na jouw verhaal is het weer aan de directie om de belangrijkste en meest impactvolle besluiten nog eens samen te vatten. Uiteraard is er daarna tijd voor vragen uit de zaal. Hierbij verwacht ik dat de directie het woord regelmatig aan jou zal geven. Hoe klinkt dat?’ Weer keek Paul haar indringend en vooral vragend aan.
‘Ik wil er even goed over nadenken Paul’, zei Simone.
‘Dat begrijp ik’, antwoordde hij.
Podium
Een paar dagen later troffen ze elkaar weer op kantoor.
‘Ik doe het Paul. Alleen als jij mij helpt.’ Dat was het eerste wat Simone zei toen ze tegenover elkaar zaten.
‘Gelukkig. Niemand kan dit beter dan jij. We gaan snel aan de slag’.
Na een paar intensieve sessies was het verhaal gereed en de presentatie gemaakt. Paul had haar enorm geholpen. Hij had haar vertrouwen gegeven, waardoor haar angst verdween.
Het moment was aangebroken. Nog één keer keek ze naar Paul. Hij lachte ontspannen. Zijn aanwezigheid voelde goed. De mensen in de zaal waren stil en keken naar het scherm achter Simone. Ze klikte de eerste sheet tevoorschijn, schraapte haar keel en begon.
Wil je weten hoe het is gesteld met het vertrouwen binnen jouw organisatie?
Vraag hier de cultuurscan aan
