Koninklijk bezoek

Gelukkig was ik het knopen van een das niet verleerd. In de spiegel van de hotelkamer bekeek ik het resultaat. Voor de zoveelste keer trok ik mijn kleding nog eens strak, om vervolgens met de lift naar de ontbijtzaal te gaan. Ik was zenuwachtig en wist niet precies waarom. Ik had geen zware dag voor de boeg, integendeel. Als hoofdsponsor was alles voor mij geregeld. Ontspannen had ik naar de opening van het evenement toegeleefd, tot ik een week geleden een brief op de deurmat vond.
‘In naam der koning’, stond er met indringende letters bovenaan de brief. In twee A4tjes werd mij duidelijk gemaakt dat de koning de opening van het evenement zou bijwonen en met de organisatie en de hoofdsponsor in gesprek zou gaan.
‘Een hele eer’, dacht ik bij mezelf.

Protocol

Na deze mededeling werd de brief vervolgd door het protocol dat geldt als de koning met iemand in gesprek gaat. Een omvangrijke lijst met spelregels waar ik voor, tijdens en na het gesprek met de koning op moest letten. De wijze waarop ik de koning een hand moest geven, de dresscode, wat ik wel en niet mocht vragen, welke antwoorden ik zou kunnen verwachten en hoe lang het gesprek zou duren. Alles was van te voren bedacht en uitgeschreven. Niets om je zorgen over te maken. En nu het koninklijk bezoek dichterbij kwam, werd ik toch nerveus.

Locatie

Na het ontbijt liep ik in een rustig tempo naar het hoge gebouw een paar honderd meter verderop. Het leek een soort verkeerstoren. Bij de deur onderaan het gebouw werd ik ontvangen door twee dames in mantelpakjes. Ze begroetten mij en openden de deur zodat ik met de draaitrap naar boven kon. Boven aangekomen moest ik opnieuw een deur door en kwam in een ruimte met in het midden een lange tafel, links een bar en rechts een paar losse stoelen keurig in een rij.  De ruimte was gevuld met een twintigtal personen en er klonk geroezemoes.
Een man gekleed in een onberispelijk wit overhemd kwam naar mij toe, heette mij van harte welkom en bood mij direct een glas champagne aan. Met een kleine aarzeling pakte ik glimlachend het glas van het dienblad.
‘Het is nog wel erg vroeg voor champagne’, zei ik zacht.

Koninklijke stoet

Ik liep de ruimte in en zag dat iedereen waar ik langs liep mij even kort aankeek en vriendelijk knikte. De meeste waren met elkaar in gesprek. Aan de andere kan van de ruimte kwam ik bij een balkon. De schuifdeuren waren open en ik mengde mij tussen de mensen die van de champagne en de zon genoten.
‘We hebben wel geluk met het weer’, zei ik tegen mijn  buurman die ook geen gesprekspartner had.
‘Jazeker’, antwoordde hij en stak zijn hand uit. ‘Rudolph, aangenaam’.
‘Hans’, zei ik kort en krachtig terwijl ik zijn hand schudde.
‘Wat brengt u hier?’, vroeg Rudolph.
‘Met mijn organisatie sponsor ik het evenement’.
‘Leuk u te ontmoeten. Ik ben de secretaris van het organiserend comité.’

Rudolph en ik waren in gesprek toen het merendeel van de aanwezigen zich naar de rand van het balkon verplaatste. Een aantal van hen wees naar een viertal zwarte auto’s die zachtjes kwamen aanrijden. Voor de auto’s uit zag ik een aantal fietsers.

Koninklijke fiets

‘Daar komt hij aan. Op de fiets!’
De mensen keken elkaar wat ongeloofwaardige aan. De koning op de fiets, omgeven door een paar veiligheidsfunctionarissen. Rudolph en ik volgden net als de andere aanwezigen de stoet die als een slang de bochten in de weg volgde en langzaam dichterbij kwam. Onderaan de verkeerstoren stapte de koning van zijn fiets en gaf deze aan een man die daar stond te wachten. Hij trok zijn jasje recht, haalde zijn rechterhand door zijn haar en liep richting de deur waar ik zojuist doorheen was gekomen.
Een kleine minuut later vulde de ruimte zich met een aantal veiligheidsfunctionarissen. Kort daarna kwam de koning binnen. Gekleed in een lichtblauwe spijkerbroek, een trui en een zwarte colbert schudde hij de hand van de eerste persoon die in zijn blikveld kwam. De veiligheidsfunctionarissen liepen wat heen en weer en namen vervolgens plaats op de stoelen aan de zijkant.

Koninklijk bezoek

De koning sprak met de mensen die hij een hand had geschud. Na een aantal minuten werd hij door een veiligheidsfunctionaris op de schouder getikt. In een soort Pavlov reactie stak hij vervolgens zijn hand uit, bedankte zijn gesprekspartners en liep naar de volgende groep mensen die op hem stond te wachten.
Na drie keer op de schouder te zijn getikt, kwam ik in het blikveld van de koning. Hij stak zijn hand uit. Ik deed hetzelfde en voelde zijn warme stevige handdruk. Hij begroette mij met een hartelijk ‘goedemorgen’ en de vraag of ik de hoofdsponsor van het evenement vertegenwoordigde. Ik keek hem aan en zocht naar de juiste woorden. Vreemd, want deze vraag had ik verwacht. Ik voelde een hapering in mijn stem toen ik zijn vraag bevestigend beantwoordde.

Koninklijk gesprek

Direct na mijn antwoord wilde hij weten waarom wij ons als hoofdsponsor aan dit evenement hadden verbonden. Ik gaf antwoord maar hoorde zelf nauwelijks wat ik zei. Alsof een ander namens mij de vraag beantwoordde en ik toeschouwer was. Ik zag de koning geïnteresseerd en aandachtig luisteren. Af en toe knikte en humde hij. Na een paar vragen en antwoorden lachte hij zacht, waardoor zijn ogen veranderden in kleine spleetjes.
Hoe goed ik mijn best ook deed en hoe aandachtig de koning ook luisterde, ik vond het een moeilijk gesprek. Ik voelde afstand, ik voelde mij onveilig en niet vrij genoeg om te zeggen en te vragen wat ik wilde. Ik zocht continu naar de juiste woorden en probeerde de juiste woorden ook nog eens af te wegen. Hoe goed de koning ook zijn best deed om mij op mijn gemak te stellen, het lukte niet. Ik bleef mij ongemakkelijk voelen.

Hiërarchie schept afstand

De vijf minuten die stonden gepland voor mijn gesprek leken een eeuwigheid te duren. Ik was blij en opgelucht toen een veiligheidsfunctionaris de koning op zijn schouder tikte waarna hij mij opnieuw de hand reikte, mij bedankte voor het gesprek en afscheid nam. Ik bleef alleen achter en hapte naar adem. Ik realiseerde mij dat ik zojuist een gesprek met de koning had gevoerd. Ik had werkelijk nooit gedacht dat ik ooit met hem in contact zou komen.

Toen ik later die dag terug naar huis reed liet ik de ochtend nog eens de revue passeren. Wat was er gebeurd? Wat had ik gezegd? Waarom voelde ik mij onveilig?
Ik realiseerde mij dat een groot hiërarchisch verschil afstand schept in een gesprek en de ander een onveilig gevoel kan bezorgen. Hoe goed iedereen ook zijn best doet om de afstand te verkleinen, soms lijkt dat onmogelijk. Ik dacht aan de gesprekken die ik als directeur met mijn medewerkers voer. Ook in die gesprekken probeer ik de afstand te verkleinen. Ik realiseerde mij dat er bij een aantal medewerkers altijd een afstand blijft bestaan. Deze medewerkers zullen zich misschien wel nooit veilig genoeg voelen en niet zeggen wat zij werkelijk vinden. En dat terwijl ik veel waarde hecht aan hun ideeën en meningen om zo de prestaties van onze organisatie te verbeteren. Hoe verklein ik nou die afstand zodat iedereen zich veilig genoeg voelt?

Ik kon het antwoord op deze vraag niet vinden.