Leiderschap op afstand: leader as healer

‘En als er iets is bel je me. Het maakt niet uit wanneer.’
Gert rondde zijn videogesprek af en keek op zijn lijstje. De medewerkers die hij na de online-teammeeting van vanmorgen op zijn bellijst had gezet had hij nu allemaal gesproken. Gert had zich aangeleerd om tijdens online-teammeetings extra alert te zijn op de inbreng en betrokkenheid van zijn mensen. Hoe zitten ze erbij? Doen ze actief mee aan het overleg of lijken ze afwezig?

Nathalie en Ahmed

Vanmorgen vielen Nathalie en Ahmed hem op. Nathalie had haar microfoon vrijwel de gehele vergadering uitstaan en haar achtergrond geblurd. Op zich niets mis mee, integendeel. Het was juist de afspraak om tijdens online-meetings zo min mogelijk afleiding en ruis te veroorzaken. Toch was het nu anders. Normaal gesproken had Nathalie tijdens het ‘persoonlijke rondje’ eigenlijk altijd wel een leuk verhaal. Dan hield ze een voorwerp voor de camera om er iets over te vertellen of draaide met de laptop een rondje zodat iedereen haar werkplek kon bewonderen. Vanmorgen was ze echter kortaf.
‘Het gaat goed. Het werk dat ik dagelijks in mijn mailbox krijg kan ik binnen de norm behandelen.’
Daarna klikte ze haar microfoon weer op mute. Reden voor Gert om even haar beeld te vergroten. Hij vond dat ze er vermoeid uitzag, maar liet het voor dat moment gaan. Wel schreef hij haar naam op zijn bellijst.

De betrokkenheid van Ahmed stond in schril contrast met die van Nathalie. Ahmed was vrolijk, opgetogen, maakte grapjes en deed zeer actief mee. Nou was Ahmed altijd wel betrokken, maar vanmorgen had hij een twinkeling in zijn ogen die Gert niet kon plaatsen. Het deed hem goed om Ahmed zo te zien.
‘Goed om hem vandaag nog even te spreken’, dacht Gert en schreef zijn naam ook op de bellijst.

Medewerkers gaan voor

Het was voor Gert flink wennen, toen door de coronacrisis plotsklaps iedereen thuis moest werken. Hij had er best moeite mee. Normaal gesproken zag hij zijn medewerkers bijna iedere dag. Liep hij bij ze langs, sprak hij over van alles en nog wat, werd er gelachen en als het moest had hij indringende gesprekken. Hij zag alles. Hij nam heel bewust de tijd voor zijn mensen.
Hij had in het begin van zijn carrière vele jaren als medewerker in een team gewerkt waar de manager nooit tijd had. Toen hij zelf leidinggevende werd had hij zich voorgenomen zijn medewerkers ‘voor alles te laten gaan’. Hij had altijd tijd voor zijn mensen. De medewerkers in zijn team wisten dat. Met dit gedrag dwong hij respect af. De medewerkers voelde zich veilig bij hem. Ze vertrouwde hem. Hij kende zijn mensen goed en zijn mensen kenden hem.

Leiderschap op afstand

Het thuiswerken had grote impact op de werkwijze van Gert. Hij kon niet meer even langslopen of met iemand apart zitten. De dynamiek in het team was anders, soms zelfs verdwenen. Mensen zagen elkaar niet meer en spraken elkaar alleen als het hoogst noodzakelijk was. Gert miste de gesprekken bij het koffieapparaat. Gesprekken die vaak nergens over gingen maar o zo belangrijk waren voor de sociale cohesie binnen de groep. Nu zat hij alleen op zijn werkplek op een warme zolderkamer.
Hij merkte dat ook de medewerkers in zijn team na verloop van tijd de onderlinge interactie misten. Natuurlijk besefte Gert dat thuiswerken ook voordelen heeft. Zo kan hij beter zijn eigen tijd indelen en staat hij niet twee keer per dag in de file. Al snel werd voor hem duidelijk dat er echter ook nadelen aan kleven. De afstandelijkheid doet wat met hem en zijn mensen. Iedereen leeft min of meer in zijn eigen bubbel, zijn eigen wereld, waardoor ieder teamlid door zijn eigen bril naar de werkelijkheid kijkt en hiermee zijn eigen perspectief steeds opnieuw versterkt. Het commentaar en de feedback van de ander ontbreekt. Medewerkers spreken elkaar minder makkelijk aan en stellen niet meer de vragen die op kantoor wel worden gesteld. De onderlinge contacten krijgen een hoog klinisch gehalte. Toen Gert merkte dat ook het onderlinge vertrouwen onder druk kwam te staan, was de maat vol. Het werkplezier stond onder druk en dat had effect op de cultuur in zijn team. Hij kon en wilde dat niet toelaten.

Afspraken

Hij besprak de zorg met zijn teamgenoten. Veel van hen herkenden wat Gert constateerde. De afspraak om minimaal éénmaal per week een online-teammeeting in te plannen was dan ook snel gemaakt. Daarnaast spraken ze af dat Gert met grote regelmaat iedereen individueel via een videocall zou spreken om zo vinger aan de pols te houden. Alhoewel deze maatregelen de fysieke bijeenkomsten niet konden vervangen, was het wel een verbetering. Gert had weer intensiever contact, kreeg zijn werkplezier terug en dat merkte de mensen in zijn team, die hier op hun beurt weer door gemotiveerd werden. Tevreden leunde Gert met zijn handen in zijn nek achterover in zijn stoel.
‘Het is maar goed dat ik Ahmed en Nathalie heb gebeld’, zei hij tegen zichzelf.

Goed nieuws

Ahmed sloot de programma’s op zijn laptop af om het apparaat daarna uit te zetten. Het was half zeven, de werkdag zat er op. Hij dacht terug aan het videogesprek van vanmorgen, toen Gert hem net na de teammeeting belde.
‘Ahmed, alles wel?’, vroeg Gert.
Een standaardvraag waar Ahmed kort op antwoordde.
‘Zeker wel’, zei hij.
‘Ik vond je vanmorgen opvallend vrolijk. Nu ben je altijd wel goed gehumeurd, maar je was bijna opgetogen. Is er iets? Heb je goed nieuws?’
Gert wist dat Ahmed en zijn vrouw al geruime tijd een hele grote kinderwens hadden. Hij sprak er vaak over met Ahmed.
‘Ik mag het eigenlijk nog niet vertellen van mijn vrouw’, zei Ahmed, ‘maar ik kan mijn blijdschap niet verbergen.’
‘Gefeliciteerd Ahmed’, onderbrak Gert hem. ‘Volgens mij word je vader’.
‘Ja Gert, ik word vader. Ik ben zo blij. Ik kan wel janken van blijdschap. Mijn vrouw is nu 9 weken zwanger. Eigenlijk wilden we wachten met het delen van dit geweldige nieuws tot we de 12 weken voorbij zijn, maar dat lukt mij bijna niet.’
‘Ik zag het vanmorgen aan je’, zei Gert. ‘Je was zo vrolijk en enthousiast. Je ogen fonkelden helemaal’.
‘Dat heb je goed gezien Gert. En aan jou wil ik het wel vertellen, als je het nog maar niet verder met anderen deelt. Dat zou ik vervelend vinden.’
‘Daar kun je op vertrouwen’,  zei Gert. ‘Dit fantastische nieuws moet je zelf met anderen delen. Dat is niet aan mij.’
‘Dat is goed te horen’, zei Ahmed. ‘Ik vind het zo leuk dat je het hebt gezien en dat je mij belt. Kan ik er eindelijk met iemand over praten. Mijn blijdschap delen met iemand die het hele verhaal kent. Ik zou je wel willen omhelzen door het beeldscherm heen. Dank je wel.’
Gert wist niet goed hoe hij moest reageren. Hij had niets gedaan, alleen maar gebeld.
Ze spraken nog geruime tijd met elkaar over de periode die Ahmed en zijn vrouw achter de rug hadden, maar vooral over de periode die ging komen. Het deed beide mannen zichtbaar goed.

Steun

Nathalie nam opnieuw plaats achter haar beeldscherm aan de keukentafel. Ze was na de teambijeenkomst niet meer aan werken toegekomen. Na het videogesprek met Gert aan het begin van de middag, had ze haar beeldscherm de rest van de dag zelfs uitgezet. Ondanks het feit dat Gert had gezegd dat ze vandaag niet meer aan het werk moest denken, voelde ze zich toch verplicht om nu, acht uur ’s avonds, een aantal spoedzaken weg te werken.
‘Ik maak toch onderdeel uit van een team?’, dacht ze bij zichzelf.
Het gesprek met Gert had haar goed gedaan. Het gaf haar steun. Ze vond het fijn om weer een intensief en persoonlijk gesprek met hem te hebben. Hij luisterde altijd zo goed, stelde vragen en was oprecht geïnteresseerd. Wat had ze dat sinds het thuiswerken gemist. Ze was blij toen hij belde.
‘He Nathalie, hoe is het?’, begon hij op zachte toon.
‘Ik weet het eigenlijk niet’, had Nathalie direct geantwoord.
Ze wist dat Gert met dit antwoord geen genoegen nam en dat hij door zou vragen. Al na een paar vragen kwam het hoge woord eruit.
‘Gert, ik kan het niet meer. Ik hou het niet vol. Ik zit de hele dag thuis aan de keukentafel achter mijn beeldscherm. Mijn man werkt ook thuis en zit boven achter een bureau op onze slaapkamer. Onze twee kinderen vervelen zich rot. Soms rennen ze door het huis en maken herrie, waardoor ik moeilijk kan werken. Mijn man raakt geïrriteerd omdat hij zich moet concentreren en veel moet bellen. Dat slaat over op de kids en dan duurt het niet lang voordat we de poppen aan het dansen hebben.’
‘Wow, heftig!’, zei Gert. ‘Ik snap de irritatie en de gevolgen daarvan. Zeker omdat je je kinderen nog niet alleen kunt laten. Daar zijn ze te klein voor.’
‘Dat klopt’,  ging Nathalie verder.  ‘Groep 1 en groep 3. De oudste moet leren lezen, schrijven en rekenen, maar is vier maanden niet naar school geweest. Wij willen haar graag wat extra aandacht geven, maar daar hebben we de tijd niet voor. Bovendien vind ik het moeilijk om mijn eigen kind les te geven. Ik heb te doen met de leraar voor de klas.’
Gert moest lachen. Dat deed Nathalie goed. Even afleiding. Eindelijk weer een lach. Even stoom afblazen.
‘Waarom heb je dit niet eerder gezegd Nathalie? Ik was mij helemaal niet bewust van deze situatie. Mijn kinderen wonen niet meer thuis.’
‘Ja weet je Gert, ik vind dat ik niet zo moet zeuren. Ik heb twee kinderen waarvan we er één willen ‘bijspijkeren’. Er zijn legio mensen die twee, drie of meer schoolgaande kinderen hebben die allemaal extra aandacht behoeven. En dan zou ik moeten klagen?’
Gert nam het woord over. ‘Maar Nathalie, het gaat hier niet om klagen. Het gaat hier om het delen van wat je bezig houdt. Kijken of we elkaar kunnen helpen. Zoals we altijd doen. We zijn immers met z’n alle verantwoordelijk voor de resultaten. En om de resultaten te kunnen behalen moet iedereen lekker in zijn vel zitten om goed te kunnen functioneren. Klagen is heel wat anders. Dat heb ik je nog nooit horen doen.’
Nathalie bleef stil, waarop Gert verder ging.
‘Nathalie, als er iets is, blijf er dan niet mee rondlopen. Vertel het mij. Ik realiseer me dat dat met thuiswerken misschien lastiger is, maar dat lijkt maar zo. Je kunt mij altijd bellen, appen of wat dan ook. Voel je niet bezwaard. Jouw omstandigheden zijn al lastig genoeg.’
Zijn woorden deden Nathalie goed. Ze wist eigenlijk niet waarom ze dit niet eerder met Gert had gedeeld. Ze vertelde hem eigenlijk altijd alles. Hij zorgde voor veiligheid en vertrouwen. En juist nu, nu ze dat zo hard nodig had, maakte ze daar geen gebruik van. Dat stomme thuiswerken ook!
Ze spraken nog uitgebreid met elkaar. Gert kon de onrust bij Nathalie voor dat moment wegnemen. Hij adviseerde haar om de rest van de dag met de kinderen lekker naar buiten te gaan. Het was mooi weer. Toen Nathalie tegenstribbelde en vertelde dat er nog werk in haar mailbox zat, werd hij dwingender.
‘Daar heb je nu even niets mee te maken. Dat is van later zorg. Dat lossen samen op. Iedereen zal dat begrijpen.’
‘Dank je wel Gert, voor je begrip. Dat doet mij echt goed. Dank dat je mij hebt gebeld.’
‘Graag gedaan Nathalie. Eigenlijk ben ik jou dank verschuldigd dat je onder deze omstandigheden zo lang hebt gewerkt.’ Hij hoorde een klein verlegen lachje aan de andere kant van de lijn.
‘En als er iets is bel je me. Het maakt niet uit wanneer.’

 

Klik hier om het effect van thuiswerken te meten